為加強(qiáng)中南民族大學(xué)教育發(fā)展基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：基金會(huì)）檔案管理，有效保護(hù)和利用基金會(huì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》并參照《中南民族大學(xué)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第一章 歸檔范圍
第一條 凡是反映基金會(huì)重要工作、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、傳真、圖表、名錄、電子文件、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均列入歸檔范圍。主要包括：
1、基金會(huì)成立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；
2、基金會(huì)理事會(huì)組成的文件材料；
3、基金會(huì)制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含基金會(huì)負(fù)責(zé)人批示后的各項(xiàng)工作流程、決定等）；
4、基金會(huì)有效證照、證件、印章；
5、基金會(huì)重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等；
6、捐贈(zèng)方面的文件材料（含捐贈(zèng)協(xié)議、清單、聯(lián)系函件、重要實(shí)物及影像資料等）；
7、基金會(huì)獲得的省部級(jí)及以上社會(huì)榮譽(yù)資料；
8、其他。
第二章 立卷歸檔要求
第二條 基金會(huì)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。
1、歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。
2、歸檔文件材料所使用的紙張、書(shū)寫(xiě)材料、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、正本與定稿（包括重要文件的歷次修改稿）、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文、原件與復(fù)制件、多種語(yǔ)言文字形成的同一文件應(yīng)為一件，不得分開(kāi)。按正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后 ；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同語(yǔ)言文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文文本在前，其他文字文本在后；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
4、卷內(nèi)文件材料應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
5、按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的標(biāo)題不得隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加“[ ]”沒(méi)有責(zé)任者，年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。
6、聲像材料應(yīng)以張為單位進(jìn)行文字說(shuō)明。文字說(shuō)明應(yīng)齊全，要充分說(shuō)明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等要素，確切反映照片內(nèi)容。
第三條 基金會(huì)相關(guān)財(cái)務(wù)檔案按學(xué)校規(guī)定辦理。
第四條 基金會(huì)完成檔案立卷后，由基金會(huì)秘書(shū)處統(tǒng)一移交學(xué)校檔案館（校史館）。
第三章 檔案保管期限
第五條 檔案的保管期限定為永久、定期（30年和10年）。
第六條 確定檔案保管期限的原則。
1、凡是反映基金會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)基金會(huì)工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
2、凡是反映基金會(huì)一般活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。
第七條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)由學(xué)校保密辦確定。
第八條 密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
第四章 檔案的借閱
第十條 因工作需要借閱基金會(huì)檔案需到檔案館辦理借閱手續(xù)，參照《中南民族大學(xué)檔案館檔案借閱利用制度》執(zhí)行。
第五章 電腦存儲(chǔ)管理
第十一條 辦公室人員使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放基金會(huì)相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放。
第十二條 基金會(huì)綜合事務(wù)辦公室定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第十三條 檔案鑒定工作由基金會(huì)負(fù)責(zé)人主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。
第十四條 檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。
第十五條 銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第六章 附 則
第十六條 本辦法未涉及的特殊情況，另行確定。
第十七條 本辦法自通過(guò)之日起施行，由基金會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)解釋。